Как подготовиться к due diligence и не облажаться?

Подготовка рабочего пространства

Вам понадобится физическое пространство, которое послужит центром управления деятельностью. Если у вас уже есть рабочий стол или даже кабинет, где вы работаете, то лучше всего начать именно с этого места. Если ваш рабочий кабинет находится у вас дома, то он станет вашей штаб-квартирой. Если у вас есть и то,
и другое, можете создать идентичные и даже взаимозаменяемые системы в обоих местах (например лично я использую для этого свой компьютер). Если вы работаете в офисе, то вам все равно понадобится рабочее пространство дома. Не пренебрегайте рабочим местом у себя дома.

Транзитное рабочее место. Если вы много путешествуете по работе или просто ведете мобильный образ жизни, то вам захочется организовать эффективное передвижное рабочее место в миниатюре. Вероятнее всего, это будет портфель, чемоданчик или рюкзак с необходимым отделениями (можно использовать даже блокнот).

Не делите ни с кем рабочее пространство! Крайне необходимо, чтобы у вас было собственное рабочее пространство — или, по крайней мере, собственная корзина «Входящие документы» и место для работы с документами.

Вы можете работать практически где угодно, если располагаете прозрачной, компактной системой и знаете, как обрабатывать задачи быстро и оперативно. Но вам все равно понадобится «домашняя база», т.е. четко подобранный набор инструментов и достаточное пространство для всех ссылочных и сопутствующих материалов, которые должны быть у вас под рукой, когда вы «осядете».

Это как в супермаркете

Можно ходить и все время держать в голове продукты, которые надо купить. На это уходят все силы, но все равно что-нибудь, да забудется, или наберете кучу лишнего.

А можно прийти в магазин с написанным на бумаге (смартфоне) списком: в этом случае ресурсы мозга тратятся только на оптимизацию процесса

Заглянув в список и увидев там молоко, идете и его покупаете, обращая внимание на сорт, производителя, дату изготовления, цену. Это приносит больше пользы здоровью и семейному бюджету

Когда определен результат, человек движется в нужном направлении, постоянно задавая себе вопрос: «Какой следующий шаг надо сделать, чтобы приблизиться к цели?»

Как готовиться к Due Diligence? 4 правила

Подготовка к Due Diligence сводится к выполнению простых правил, которые очевидны для бизнеса, но которые почему-то выполняются предпринимателями весьма избирательно.

Не обманывайте партнеров, сотрудников и клиентов. Репутация на рынке венчурных проектов зарабатывается раз и навсегда, а испортить ее очень просто.

Расходы на приходящих бухгалтера и юриста — крохи по сравнению даже с раундом сид-инвестиций. Экономить на документах, которые вам обязательно предстоит показывать инвестору, не нужно. Аккуратно оформленные и собранные бумаги сразу расположат его к вам. Знали бы вы, как приятно иметь дело с аккуратистами.

Не ищите инвестиций, если не готовы рассказать подробности профессиональной и личной жизни. Если считаете, что в биографии есть какой-то момент, который инвестор может трактовать не в вашу пользу, лучше озвучить его, чем замалчивать и ждать, пока тайное станет явным.

Не соглашайтесь на инвестиции, если инвестор вам не нравится или у вас не получается быстро найти общий язык. Отношения ради денег не живут долго даже в бизнесе.

Пять шагов для прояснения сложных задач

1. Сбор

Собирайте все открытые вопросы (как личные, так и профессиональные), незавершенные дела (в оригинале емкое и неопределенное слово stuff, в переводе — «незавершенка») и другую информацию, которая просто вас заботит. Отправляйте все это в отдел «Входящие» — надежное внешнее хранилище, которое может быть как физическим (блокноты, папки), так и цифровыми (любое таск-менеджмент-приложение по умолчанию содержит папку «Входящие», например , или — последний целиком разработан на основе GTD). Добавьте к этому свою почту и мессенджеры — ваши «Входящие» по умолчанию.

Храня информацию о незавершенных делах на носителе, вы освобождаете свою голову. Главное, не плодить слишком много списков и регулярно их обновлять и обрабатывать.

Как только вы думаете в отношении какой-то задачи «я должен», «нужно», «следовало бы», эта задача переходит в категорию незавершенных

2. Обработка

Обычно информация поступает к нам на протяжении всего дня, но обрабатывать ее кому-то удобнее утром, делать обзор — вечером и так далее. Аллен в целом рекомендует разделять во времени эти этапы. Сам процесс обработки информации состоит из последовательных ответов на вопросы.

«Что это?» (определение типа информации — задачи, заметки или идеи).

«Требует ли это действий сейчас?» Часть информации вовсе не предназначена для работы, ее просто стоит выбросить. Другую часть нужно поместить в систему, чтобы освободить от нее сознание.

Если действий не требуется и информация не нужна, просто избавляемся от нее.

Если действий не требуется, но информация нужна, то откладываем ее, чтобы вернуться позже. Для этого GTD предлагает создать папку «Когда-нибудь/Возможно», в которую отправляются все планы на будущее — от списков книг, фильмов и мест для путешествий до списка возможных рабочих и семейных проектов.

Другой вариант: мы сохраняем информацию как справочную — для наших дальнейших действий и проектов. Для этого подойдут как хорошо известные варианты, вроде Dropbox и Google Drive, так и новые инструменты вроде Notebook.

Если действие необходимо, ключевой вопрос: «Каково следующее действие?» Вы либо выполняете его сразу, если оно занимает не больше 2 минут (5, а может, и 10 — решать вам), либо делегируете более подходящему человеку и помещаете в список «Лист ожидания».

Если действию необходимо присвоить точную дату, отправляйте его в «Календарь» (Google Calendar, Apple Calendar, Microsoft Outlook — самые очевидные). Действия без срока идут в список «Следующие действия», что, по сути, представляет собой список задач в вашем таск-менеджере или блокноте.

Каково следующее действие? Это главный вопрос в отношении любой информации, которую вы собрали. Если вы ответите на него правильно, будет что организовывать. «Следующее действие» — это следующее конкретное, физическое действие, которое нужно выполнить, чтобы продвинуться к завершению определенной задачи

3. Организация

В результате обработки получается несколько категорий хранения, которые и образуют вашу систему.

Списки активных действий: календарь (для действий с точным сроком) и список задач — в таск-менеджере/блокноте.

Список проектов — задач, требующих более одного действия для выполнения (большинство таск-менеджеров имеют несколько уровней задач, подразумевающих и уровень проектов, однако поможет и просто список — индекс проектов), и справочные материалы к ним — в любом удобном и доступном хранилище.

Список «Лист ожидания» — для задач, требующих вашего внимания, а не участия. А также установленные напоминания для задач, которые станут актуальными в определенный момент в будущем — функция напоминания также доступна в большинстве приложений для задач.

Список «Когда-нибудь/Возможно» — для задач, которые могут стать актуальными в будущем: по сути, список всего, что вы бы хотели сделать, но не делаете это сейчас.

Сервисы для работы по методу GTD

Мы разобрались, что такое GTD и как работает данная методология. В заключение перечислим несколько сервисов, облегчающих GTD-планирование:

Evernote – приложение предназначено для создания и хранения заметок. Сервис позволяет собрать все проекты в одной системе, быстро фиксировать поступающие задачи и брать их под контроль. Программа доступна как на ПК, так и на мобильном телефоне. Имеет функции создания и распределения задач внутри заметок, настройки сроков и напоминаний, маркировки важных дел флажками.

Trello – программа для управления проектами, рабочими процессами и заданиями любых типов. Пользователь может создавать разные доски, составлять списки задач, отмечать этапы прогресса, прикреплять документы. Есть возможность подключения к спискам заданий других пользователей данного сервиса.

MyLifeOrganized – гибкий планировщик задач, позволяющий сфокусироваться на самых важных задачах на сегодня. Приложение удобно в управлении: вы можете менять порядок выполнения заданий при помощи простого перетаскивания или реорганизовать задачи в дерево. Создание иерархии позволяет разбить задачу на несколько подзадач. Сервис синхронизирует все ваши устройства, чтобы задачи и проекты постоянно находились в актуальном состоянии.

Any.do – простое приложение для планирования задач, составления списков и настройки напоминаний. Программа автоматически синхронизируется со всеми устройствами пользователя, что дает возможность получить доступ к своему списку дел в любой момент.

Как мы выбираем лучшие приложения для GTD

Все наши обзоры лучших приложений написаны людьми, которые потратили большую часть своей карьеры на использование, тестирование и написание статей о программном обеспечении. Мы проводим десятки часов, исследуя и тестируя приложения, используя каждое приложение так, как оно должно использоваться, и оценивая его по критериям, которые мы установили для данной категории. Нам никогда не платят за размещение в наших статьях информации о каком-либо приложении или за ссылки на какой-либо сайт — мы ценим доверие читателей, которые доверяют нам предлагать достоверные оценки категорий и приложений, которые мы рассматриваем. Все приложения в этом списке отвечают трем основным требованиям. Во-первых, у них есть функции, характерные для GTD, например, возможность добавлять контекст к задачам

Во-вторых, они доступны более чем на одной платформе, потому что важно иметь возможность обратиться к своему списку GTD, где бы вы ни находились

Популярные сервисы для работы по методике GTD: ЛидерТаск

Одним из критериев успешности внедрения системы Getting Things Done, является удобство ведения записей для ежедневного и стратегического планирования. Их можно делать в обычном бумажном блокноте или использовать для этого функциональное, современное приложение ЛидерТаск.

Программа идеально подходит для применения методики Дэвида Аллена на практике

Используя таск-менеджер ЛидерТаск можно составлять списки дел на каждый день, не упуская из виду не одно важное событие. Также приложение можно использовать для эффективного управления любыми проектами

Программа обеспечит:

• Надёжное хранение информации в одном месте.
• Удобную систему напоминаний о предстоящих событиях.
• Эффективное делегирование поручений сотрудникам с контролем их исполнения.
• Сортировку, структурирование заданий по категориям.
• Возможность добавления любой информации, файлов, документам к задачам.

Приложение ЛидерТаск подходит для всех цифровых платформ. Работает в режиме оффлайн, без интернета. Вы всегда будете в курсе текущих и стратегических задач и сможете регулярно контролировать их исполнение.

Скачать ЛидерТаск

Преимущества и недостатки методики GTD

Чем больше сторонников у этой техники, тем больше можно выявить ее положительных и отрицательных сторон.

К безусловным плюсам методики относятся:

1. Четкая организация рабочего процесса.
2. Возможность обратиться к той или иной задаче в любое время суток.
3. Избавление от ежедневного стресса, связанного с большим количество задач.
4. Удобная система меток, когда сложно отнести рабочую задачу к какому-то конкретному виду.

Отрицательные стороны:

1. Методика работает хорошо с краткосрочными задачами. В долгосрочных планах приходится создавать много этапов, что само по себе отнимает много времени.
2. Техника универсальна, но она не позволяет составить личный план решения задачи.
3. Освоить сложно — приходится изучать множество материалов, чтобы четко понять что такое GTD.
4. Выставление приоритета на главную задачу. Это может привести к тому, что выполняя много маленьких этапов, не хватит времени на основной.

Успевайте жить!

Уже достаточно давно сокращение GTD стало столь же привычным для многих людей в России, как USB или GPRS. На интернет-форумах, посвященных тайм-менеджменту и личной эффективности, система «Getting things done» обсуждается так же активно, как выбор ежедневника или постановка жизненных целей.

К счастью, за десять лет существования российского Тайм-менеджерского сообщества вопрос «Планировать или не планировать время?» перестал быть актуальным. Не планировать время, опаздывать на встречи, забывать о принятых на себя обязательствах так же неприлично, как не пользоваться вилкой и ножом в ресторане. Тайм-менеджмент за прошедшие несколько лет занял такое же место в нашей жизни, как спортзал или бассейн. Быть в хорошей физической форме – естественно. Способы могут быть разными – плавание, йога, волейбол… – суть одна. Аналогично модно и естественно – успевать все, ничего не забывать, всегда находить время на работу, отдых, общение с семьей и друзьями.

Главный вопрос – какие выбрать способы самоорганизации, условно говоря, «что мне больше подходит: плавание или тренажерный зал?». Как проще, комфортнее и с удовольствием настроить личную систему управления временем? В зависимости от психологического типа кому-то легче есть ножом и вилкой, кому-то – японскими палочками. В любом случае нужна определенная система, последовательность, методология.

В каждой развитой стране есть эксперты, специализирующиеся на тайм-менеджменте. Российскому читателю хорошо известны книги Лотара Зайверта, руководителя гейдельбергского Института стратегии и планирования времени; Стивена Кови, президента американской корпорации FranklinCovey; Брайана Трейси, специалиста по лидерству и эффективности; Керри Глисона, Стефана Рехтшафена, Джулии Моргенстерн и др. Некоторые работы еще не переведены на русский язык и ждут своего часа – книги Марка Форстера (Великобритания), Харольда Тейлора (Канада) и др. К числу таких специалистов относится и Дэвид Аллен, система которого хорошо известна в США и приобрела уже много поклонников в нашей стране.

Рабочий график самого Дэвида впечатляет: на год вперед известно расписание его семинаров в крупнейших городах США и Европы. Его книга ясна, практична, рецептурна, технологична. С некоторыми принципами и рекомендациями стоит поспорить, и, несомненно, русскому переводу книги уготована роль катализатора активных дискуссий. Но бесспорно одно: книга востребованна и полезна. Ее популярность в России еще в англоязычном оригинале тому подтверждение.

Желаю вам, читатель, с помощью проверенных опытом и практичных рекомендаций Дэвида Аллена научиться успевать жить. Жить насыщенной, эффективной, красивой жизнью, в которой каждая минута Времени имеет свой вес и высочайшую ценность.

Успехов вам!

Как работает методология GTD

Среди базовых принципов работы системы Getting Things Done можно назвать следующие:

• Не стоит держать никакие задачи в голове – все нужно фиксировать. Чтобы освободить мозг от запоминания избыточной информации, следует записывать дела любой сложности и срочности, включая бытовую рутину и задачи, кажущиеся незначительными. Для записей можно воспользоваться блокнотом или специальным приложением и такой список всегда нужно держать под рукой.
• Рекомендуется составлять несколько списков, но хранить их в одном месте. К примеру, вы можете составить ряд списков по каждому из рабочих проектов, перечень домашних дел, списки для изучения, написать перечисление идей и возможных проектов на будущее.
• Необходимо сделать перечисление заданий и действий максимально наглядным. Ваша задача – сделать заметки легко воспринимаемыми. Обходитесь без лишнего многословия и ненужных сокращений, которые сложно расшифровать.
• Для каждого пункта в списке необходимо искать решение и указывать конкретный срок выполнения. При использовании таск-менеджеров можно добавить напоминания. В один момент времени следует сосредоточиться только на одной задаче, которую выполняете сейчас, не допуская отвлечения внимания на посторонние мысли.
• Выделяйте подзадачи для объемных планов, делите их на простые этапы. Так вы сможете систематизировать информацию и повысите эффективность рабочих процессов.
• После того, как все задачи будут организованы, приступайте к их выполнению. Выбирайте дело из нужной категории, обдумайте, какие конкретные шаги от вас требуются, и начинайте работу. Так вы сможете реализовать крупные проекты.
• Списки дел следует периодически обновлять, так как часть задач может терять актуальность, а какие-то из них могут быть перенесены на будущее.

Схема рабочего процесса, организованного по методу GTD, выглядит так:

Важно определить, что вы будете делать с каждой из входящих задач. Не стоит расставлять приоритеты, пока вы не поймете, что именно следует предпринять

Чтобы правильно разделить задачи, вам необходимо ответить на вопросы: что за задача стоит перед вами, каким должен быть результат, требуются ли от вас какие-то действия и, если да, сколько времени они займут? 

Если задача не слишком важна или есть кто-то, кто справится с ней лучше, можете передать ее кому-либо из подчиненных. После делегирования задача отправляется в лист ожидания.

Если вы уверены, что только вы сами лучше всех можете справиться с делом, но оно потребует много времени для выполнения, можно отложить его, занеся задачу в «Календарь» либо в блок «Следующие действия». В «Календарь» следует вносить задачи, привязанные к определенным датам или ко времени. К «Следующим действиям» относятся все дела, к которым нужно будет вернуться, как только на них появится время. Используйте напоминания, чтобы не забыть о подобных задачах.

Комьюнити теперь в Телеграм

Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Подписаться

Распространённость

1. сбор;
2. обработка;
3. организация;
4. обзор;
5. действия.

Аллен использует аналогию «высоты полёта» для того, чтобы проиллюстрировать его вторую главную модель — шестиуровневую модель обзора работы
, для виденья перспективы задач и поручений. По восходящей линии:

1. текущие дела;
2. текущие проекты;
3. круг обязанностей;
4. ближайшие годы (1-2 года);
5. пятилетняя перспектива (3-5 лет);
6. жизнь.

Поднимаясь на высоту птичьего полёта, каждый может рассмотреть «общую картину» своих дел.

Аллен рекомендует еженедельный обзор по различным уровням. Виденье, полученное из этих обзоров, позволяет управлять личными приоритетами, которые, в свою очередь, определяют приоритет того, нужно ли выполнять и когда выполнять конкретные задачи и поручения, собранные во время процесса управления рабочим процессом. Во время еженедельного обзора человек анализирует контексты задач и раскладывает их по соответствующим спискам. Примерами группирования аналогичных задач является составление списка необходимых телефонных звонков или списка поручений, которые нужно выполнить в Центре. Правила формирования контекстных списков могут быть определены наличием инструмента или присутствием персоны\группы, с которыми нужно что-то обсудить или ознакомить.

Аллен подчёркивает, что первых двух моделей достаточно для получения контроля и виденья в большинстве задач и проектов. Однако, существуют некоторые случаи, которые требуют более глубокого обдумывания и размышления. Для этого используется третья главная модель — естественный метод планирования
. В то время как в управлении рабочим процессом делается «горизонтальная фокусировка
» на выполнении индивидуальных задач, в естественном методе планирования делается «вертикальная фокусировка
» на планировании проектов и продумывании тем. Модель планирования состоит из 5 стадий:

1. определение цели и принципов;
2. виденье желаемых результатов;
3. организация;
4. определение следующего конкретного действия.

GTD облегчает этот процесс, основываясь на хранении, отслеживании и использовании подробной информации, связанной с выполняемой задачей. По предположению Аллена многие из провалов, с которыми мы сталкиваемся, были вызваны недостаточным «первоначальным» планированием (то есть, когда ещё выяснялось, что необходимо достигнуть и какие конкретные действия для этого необходимы)

Важно продумать это заранее, создав такую последовательность действий, которую можно будет выполнить без возвращения к планированию.
Аллен утверждает, что «система напоминания» нашего разума неэффективна и редко напоминает нам о том, что мы должны и можем сделать в данный момент и в данном месте. Следовательно, информация о «следующих конкретных действиях», контекстно связанных с данным моментом и местом, может послужить внешней поддержкой, которая гарантирует, что мы сделаем себе правильные напоминания в нужное время

Поскольку GTD основано на ведении дополнительных записей, его можно рассматривать как реализацию научных теорий distributed cognition и extended mind.

Краткое описание GTD из книги Аллена, Готов ко всему (Ready for Anything):

Выполнение

В управлении рабочим процессом важно правильно расставить задачи по приоритету. Чтобы разобраться, что и когда стоит делать, Аллен советует придерживаться трех моделей поведения

Присваивайте задачам определенные критерии: контекст (например, по месту: дом, офис, магазин; или характеру работы: звонки, встречи — и так далее); доступное время; доступная энергия; ваши личные приоритеты.

Понятие «работа» обычно подразумевает одно из трех: вы делаете то, что запланировали, либо вы планируете работу, либо выполняете задачи по мере ее возникновения. Если вы в какой-то момент застряли, попробуйте оценить, что конкретно из перечисленного вы сейчас делаете и что стоит сделать.

Начинать работу стоит снизу вверх, продвигаясь от целей низкого порядка к более высоким. Сначала займитесь текущими делами, затем — зонами ответственности и внимания (семья, работа, здоровье, друзья). Теперь можно браться за планы на 1–3 года вперед, после — за перспективу на 5 и более лет. Последний этап — оценка своей миссии и принципов. Так шаг за шагом вам будет проще прояснить все свои дела.

Как работает методология GTD

Есть много методов, описывающих, как применять GTD. Но для начала достаточно запомнить четыре последовательных шага.

Собрать всю информацию по задачам

Выберите место, где будете хранить всю поступающую информацию. Чтобы не нарушать принцип GTD об удобстве, это должно быть что-то одно: либо приложение, либо блокнот. Так вы сможете в любой момент что-то проверить или изменить, и не придется вспоминать, куда вы это сохранили или записали.

Обработать всю информацию

Если просто складывать все задачи в кучу, вы быстро запутаетесь и упустите что-то важное. Нужна система, по которой вы будете делить задачи

Для этого используют дерево принятия решений или, как его называет Аллен, диаграмму рабочего процесса.

Задайте себе эти вопросы, чтобы правильно разделить задачи.

1. Что это за задача?
2. Какой должен быть результат?
3. Нужны ли какие-то действия?
4. Если да, то какое действие следующее?
5. Сколько времени оно займет?

Организовать результат

Ответы на вопросы помогают распределить задачи по правильным блокам. Если дело занимает не больше двух минут, например, вам нужно просто ответить на письмо, выполните это сразу.

Когда на выполнение задачи требуется больше времени, лучше разбить ее на долгосрочный проект из нескольких этапов. Если это невозможно, у вас остается два варианта действий.

Делегировать

Есть кто-то, кто справится лучше, или задача не так важна, чтобы тратить на нее время самому. После передачи такое дело отправится в блок Лист ожидания. Вот здесь мы рассказали, как правильно делегировать задачи в digital.

Отложить

Если лучше вас с задачей никто не справится, но она требует много времени, можно отсрочить ее выполнение.Такие задачи занесите в Календарь или в блок Следующие действия.

В Календарь заносите только задачи, которые привязаны к конкретным датам или времени

То есть их важно выполнить именно в заданный день

В Лист ожидания пойдут задачи, выполнения которых вы ждете от кого-то из подчиненных.

В блок Следующие действия — все дела, на которые сейчас нет времени, но к ним обязательно нужно вернуться, как только время появится. Чтобы не забыть про такие задачи, создайте список напоминаний.

Что делать с задачами, которые не требуют никаких действий:

• убрать из списка;
• если хотите вернуться к ним позже, сохранить в раздел напоминаний;
• если это важная информация, которую надо сохранить, — в раздел справочных материалов.

Выберите действие для каждой задачи и выполняйте

Определите, что будете делать с каждой входящей задачей

Важно не начинать расставлять приоритеты, пока не поймете, что конкретно предпринять

Цель основного метода GTD — управлять обязательствами и действиями. То есть определить все задачи, которые нужно выполнить, иметь план и быть готовым принимать решения, чтобы его изменять. Такая система помогает всегда знать, каким будет каждый следующий шаг.

Замените ежедневный перечень текущих дел на календарь и список «Следующие действия»

Ежедневные перечни текущих дел неэффективны — они искажают ваше чувство времени, вводят вас в заблуждение и заставляют поверить, что вы действительно успеете сделать за день всё перечисленное. Такое нереалистичное планирование ведёт к разочарованию, потере времени и заранее обрекает на провал то, чем вы занимаетесь.

Гораздо более эффективный метод — работа с календарём и списками «Следующие действия». Календарь служит только одной цели: записывать встречи. Всё, что связано с определённым днём или часом — совещание или посещение врача — должно фиксироваться в календаре.

Все другие задачи или конкретные шаги помещайте в список «Следующие действия». Он позволяет быстро решить, какие задачи наиболее актуальны, и есть ли у вас время на их решение.

Независимо от того, где вы находитесь, вы всегда должны иметь при себе список «Следующие действия». Это даст вам возможность выбирать, какую задачу имеет смысл решать.

Если вы хорошо спланировали и предварительно выбрали задачи, вам не составит труда решить, за какую из них имеет смысл взяться. Представьте, что вы в аэропорту, и ваш вылет задерживается на час. В такой ситуации спросите себя:

• Какую задачу мне выбрать сейчас?
• Какую задачу я успею закончить в отведённое время?
• На какую задачу мне хватит энергии в данный момент времени?
• Какая задача имеет наивысший приоритет?

Если запланировано слишком много задач, имеет смысл распределить их по нескольким спискам и хранилищам. Например, один список можно хранить в смартфоне, а другой — на компьютере. Рассортировав задачи таким образом, вы будете знать, какую из них сможете выполнить, находясь за своим рабочим столом или на встрече, или во время ожидания в аэропорту.

Потренируемся?

1. Перенос. Выделите в мыслях и запишите на бумаге одним предложением первую, всплывшую в голове ситуацию/задачу/проект

Не важно, касается ли устремление профессиональной деятельности, семьи или личности. Это должно выглядеть как успешный результат работы

Например:

· Уехать в отпуск на Мальдивы вдвоем/всей семьей;

· Запустить завод/сеть магазинов в Челябинске;

· Испечь торт/блинчики по бабушкиному рецепту.

2. Пояснения. Запишите конкретное физическое действие, которое надо осуществить для продвижения в данном проекте. Что можно предпринять прямо сейчас? Куда пойти? Кому позвонить? Что написать? С кем переговорить?

· Позвонить в турагентство, чтобы подобрали варианты маршрутов;

· Отправить подготовленный запрос по электронной почте;

· Купить муку, масло, яйца в магазине «АБВ».

3. Подумайте, как рекомендует делать Дэвид Аллен. Что изменилось после минутного размышления? Как правило, выделение конкретной задачи не только усиливает контроль над ней, но и позволяет расслабиться. Потому что сформировался конкретный образ желаемого результата, наметились первые шаги по пути его достижения, определились необходимые ресурсы.

Минусы GTD

Методология идеально подойдет тем, кому нужно систематизировать ворох своих задач и идей, которые находятся в постоянном хаосе. GTD позволяет четко определить категорию и дедлайн для каждого дела. Однако здесь тоже есть ряд минусов:

Ты становишься зацикленным на задачах. Жизнь представляется тебе как один большой чек-лист, ведь каждую возникшую идею нужно скорее записать и запланировать. Со временем это вызывает огромное раздражение, особенно, если список постоянно растет.

GTD предполагает очень жесткий подход к задачам. Каждое дело требуется сразу отнести к какой-либо категории или поставить делайн. Но не всегда это возможно — например, какие-то дела нужно обязательно сделать на текущей неделе, но ты пока не можешь сказать, когда именно. Или сроки их выполнения зависят не только от тебя.

Ты рискуешь погрязнуть в планировании. Об этом мы уже говорили. Если задач становится слишком много, и каждую нужно «обработать», то на планирование может уйти больше времени, чем на само действие.

GTD дает советы по эффективности, но не по продуктивности. Ты действительно будешь держать в поле зрения абсолютно все задачи, ничего не забывать и помнить о дедлайнах. Но станешь ли ты от этого продуктивнее? Сумеешь ли быстрее разбираться с ежедневной рутиной? Если не применять дополнительные методики, то вряд ли.

Заключение

Используя Getting Things Done метод на практике, лично я нашла для себя простой способ совмещать организацию текущих дел и планирование долгосрочных проектов, что раньше удавалось с трудом.

Также этот метод помог мне обрести спокойствие и снизить стресс, зная, что вся необходимая для выполнения и запоминания информация находится в одной структурированной системе.

Если вы все еще в поиске подходящей системы планирования, вам определенно стоит попробовать Getting Things Done метод и возможно присоединиться к числу поклонников данного метода — тем, кто делает больше и волнуется меньше.